Cum contribuie Microsoft România la digitalizarea sistemului de învățământ: parteneriate cu două mari universități din Cluj și Iași (P)

Microsoft își propune să contribuie la eliminarea decalajului de competențe digitale, pentru a sprijini creșterea economică și inovația la nivel global, precum și pentru a asigura o forță de muncă mult mai calificată, în viitor.

Toate acestea pot fi realizate doar prin educație, iar compania derulează parteneriate cu diferite instituții de învățământ din întreaga lume, cu scopul de a facilita digitalizarea acestora, de a le oferi elevilor și studenților oportunitatea să se familiarizeze cu inovațiile tehnologice și să-și dezvolte abilități în acest sens, precum și pentru a regla unele dezechilibre.

Conform unui studiu lansat anul acesta de IDC, modernizarea procesului de predare-învățare și sălile de clasă echipate cu tehnologie modernă sunt în topul listei de cazuri de utilizare pentru soluții de inteligență artificială (AI) în următorul an.

Ca parte a demersurilor sale globale, compania s-a implicat în proiecte alături de unele dintre cele mai prestigioase unități de învățământ superior din România: Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca și Universitatea Alexandru Ioan Cuza din Iași.

Astfel, prin intermediul Microsoft România, cele trei instituții au implementat soluții care să înlesnească desfășurarea cursurilor și susținerea examenelor în mediul online, dar reprezentanții celor universităților susțin că beneficiile se observă și în ceea ce privește optimizarea și eficientizarea activităților sau a bugetelor.

UTCN

Cadrele didactice ale Universității Tehnice din Cluj-Napoca (UTCN), una dintre cele mai mari universități din țară, se îndreaptă către o nouă eră în educație integrând soluțiile Office 365 în activitățile educaționale curente.

Cu Microsoft Teams ca hub de colaborare centralizat, peste 15.000 de studenți ai UTCN participă la cursuri online și comunică zilnic prin intermediul a peste 20.000 de mesaje, în cele peste 6.500 de canale de Teams active.

Universitatea își propune să reducă decalajul dintre tehnologie și educație, inițiind încă de acum câțiva ani, o tranziție etapizată către medii de învățare interactive.

Șerban Meza, conferențiar UTCN, precizează: “Am început prin a customiza o soluție SharePoint pentru a structura și livra cursuri cadrelor didactice și îndrumătorilor, cu privire la modul de adoptare a noilor tehnologii la clasă”.

“Ulterior, am implementat treptat un set de servicii cloud Office 365, pentru centralizarea tuturor activităților de predare și învățare, prin intermediul unei platforme online unificată”, adaugă Bogdan Orza, conferențiar UTCN și coordonator eCAMPUS.

În 2018, a demarat procesul de pregătire a tehnologiei suport pentru educație online, necesară Universității, iar anul acesta prin Microsoft Teams, instituția face următorul pas către centralizarea nevoilor de comunicare interactivă și colaborare. În plus, echipa eCAMPUS din UTCN a lansat mai multe inițiative pentru a încuraja studenții și cadrele didactice să adopte soluțiile digitale oferite prin Office 365, printre care un mediu intern de asistență, ce constă în sesiuni de instruire, tutoriale video și un canal Q&A dedicat.

Aurelia Ciupe, lector UTCN, a explicat: “Cadrele didactice și studenții erau familiarizați cu instrumentele online, prin urmare a fost mai mult despre descoperirea modului în care funcționalitățile colaborative ale acestora ar putea îmbunătăți procesul educațional. Am construit un spațiu digital pentru a ajuta studenții, cadrele didactice și personalul administrativ să optimizeze utilizarea funcționalităților Teams pentru cursuri și activități colaborative”.

Beneficiile implementării soluțiilor tehnologice în instituție nu au întârziat să apară, cadrele didactice fiind de părere că un curs online poate fi uneori mai interactiv decât în sala de curs.

“Am început să testăm platforma Teams, realizând cât de mult ne poate facilita modul în care comunicăm cu studenții și felul în care primim feedback-ul lor. O sesiune de prezentare susținută online poate fi chiar mai interactivă decât în sala de curs. Este mai ușor să păstrezi toate materialele centralizat, iar studenții știu unde să găsească adnotările profesorilor și să primească sugestiile și documentația de care au nevoie pentru a-și finaliza proiectele la timp”, explică Nicolae Vlad Burnete, lector UTCN.

“Mai mult decât atât, Teams oferă conectare către Turnitin, un serviciu și platformă anti-plagiat, precum și cu echipamentele de video-conferință Polycom amplasate în campus. Totodată, implicarea îndeaproape a cadrelor didactice în procesul de transformare digitală a dus la o viteză de adopție fără precedent. La câteva luni de la implementare, numărul de useri Teams activi a evoluat de la 200 la 10.500, întâlnirile zilnice au crescut de la 8 la peste 500, iar numărul mesajelor a ajuns de la 150 la peste 20.000 pe zi,” mai spune Bogdan Orza.

Administrația Universității susține că avantajele utilizării Teams vizează și aspectele administrative și organizatorice ale insitiuției: facilitarea accesului la cunoștințe poate fi rezultatul evident al implementării Teams, însă aceasta aduce valoare dincolo de cursurile virtuale.

“Am început să avem întâlniri cu cadrele didactice pe Teams. Totodată, beneficiind și de suportul Rectorului UTCN, am avut întâlniri online atât ale Senatului, cât cu restul personalului, unde am făcut inclusiv verificarea prezenței și votarea. De asemenea, am organizat evaluarea de final de an prin Teams, creând un proces online prin care studenții să poată încărca proiectele finale, pe care apoi să le prezinte în sesiuni live”, spune Șerban Meza.

Concluzionând, echipa eCampus se așteaptă ca Office 365 să devină mediul de lucru online implicit pentru UTCN, nu doar pentru gestionarea relației cu studenții sau organizarea și structurarea experienței de învățare, ci și pentru activitățile administrative curente, iar acest demers să deschidă drumul și altor evoluții viitoare în aceeasi direcție.

Universitatea Alexandru Ioan Cuza din Iași

Continuitatea proceselor educaționale și administrative poate fi realizată prin utilizarea tehnologiilor de comunicare și colaborare, susține prof. dr. Teodora Roman, Decan al Facultății de Economie și Administratrea Afacerilor, din cadrul Universtății Alexandru Ioan Cuza din Iași. Facultatea a făcut, de-a lungul timpului, investiții în tehnologii de colaborare, comunicare și e-learning, iar portalul instituției de învățământ (bazat pe tehnologia SharePoint) a devenit principalul instrument de comunicare oficial, integrând într-un spațiu colaborativ studenții, cadrele didactice și întreg personalul administrativ.

Trecerea timpului a dus la crearea unor aplicații distincte pentru colectarea de informații necesare proceselor didactice și administrative, aducând în același timp și un plus de rigoare. Perioada finalului de semestru 2 din anul universitar 2019/2020 a reprezentat o provocare suplimentară pentru majoritatea instituțiilor – înscrierea la examenele de finalizare a studiilor – adaugă Teodora Roman.

Din acest punct de vedere, integrarea unor soluții tehnologice, precum platforma SharePoint a ajutat instituția în optimizarea proceselor, automatizarea aducând îmbunătățiri mai ales în ceea ce privește securitatea datelor.

“Alegerea unui sistem de colectare si prelucrare bazat pe email nu reprezintă o soluție constructivă din cauza indisponibilității continue, a lipsei unei structuri a datelor și a unei convenții de notare care să fie respectate de participanții la proces și, în final, raportarea corectă a stadiului înscrierii. Procesul de înscriere la finalizarea studiilor necesită o serie de informații de la studenți, incluzând documente cu caracter personal, o validare a acestor înregistrări, scanarea antiplagiat, realizarea referatului lucrării, alocarea pe comisii și consultarea lucrărilor – un proces transversal cu roluri multiple, în care fiecare participant are permisiunea de a vedea doar ceea ce îi este destinat să vadă. Astfel, automatizarea a fost o provocare pentru toată lumea, îmbunătățind procesul clasic. Securitatea datelor personale a fost, de asemenea, asigurată prin intermediul permisiunilor specifice platformei SharePoint integrată în sistemul de autentificare Active Directory”, mai spune Teodora Roman.

În plus, începând cu 1 octombrie 2020, Facultatea a migrat în cloud, alegând ca principal sistem de desfășurare a activităților didactice  soluția Microsoft Teams din cadrul planului MS Office 365 A3.

Decanul instituției de învățământ a explicat: “Multe dintre soluțiile de videoconferință actuale permit înregistrarea doar locală a sesiunilor video, un cadru didactic sau secretar de comisie, neavând calitatea de procesator de date cu caracter personal pe computerele de acasă. Pentru susținerea publică a lucrărilor de finalizare a studiilor, conducerea facultății a avut de ales între mai multe soluții, decizia fiind către soluția Microsoft Teams, care a permis înregistrarea sesiunilor direct în cloud, în tenantul facultății, pus la dispoziție în mod gratuit de Microsoft, asigurând astfel certificări de securitate suplimentare legate de colectarea și stocarea datelor cu caracter personal”.

Mai exact, datele de autentificare ale cadrelor didactice și ale studenților au rămas pe serverele facultății, asigurând un control suplimentar al permisiunilor, iar accesul la cursuri în format audio-video este practic posibil de pe orice dispozitiv, din orice locație conectată la internet.

Procesul este unul structurat, în care au fost create clase pentru fiecare professor și, din acel moment, fiecare student își poate vedea propriul orar/calendar, documentele specifice, evaluările pe parcurs și anunțurile, toate resursele fiind puse la dispoziție într-o singură aplicație.

Din punct de vedere managerial, marele avantaj al platformei integrate este că poate asigura o raportare în timp real a tuturor activităților derulate. Desfășurarea cursurilor și participarea studenților sunt disponibile printr-un click, asigurând și raportarea către nivelurile ierarhice superioare și către instituțiile statului, susține Teodora Roman, adăugând că, totodată, funcțiile de determinare automată a calității rețelei, asigură conducerii facultății o imagine de ansamblu a conexiunii, permițând intervenții punctuale pentru suportul cadrelor didactice și studenților.

Reprezentanții Universității din Iași au mai precizat că, odată cu trecerea în cloud, instrumentele specializate îi încurajează să folosească aceste beneficii pentru dezvoltarea comunicării și colaborării între toți membrii comunității academice.

Ambiția instituției este aceea de a crea o platformă SIS (Student Information System – Sistem Informațional al Studenților) în care majoritatea aplicațiilor academice și administrative să fie disponibile de pe orice platformă mobilă sau desktop, prin utilizarea platformei PowerApps, iar fluxurile de verificare, avizare și aprobare să fie derulate prin intermediul Microsoft Flow (Power Automate).