Digitalizarea statului, făcută de privați. O companie românească oferă o soluție completă de eguvernare: „Declarațiile online nu se mai depun la etajul 2”

Compania românească Essensys Software anunță că a lansat o soluție completă de digitalizare pentru administrația publică, menită să ușureze munca funcționarilor publici prin reducerea sarcinilor operaționale consumatoare de timp. Și cetățenii pot beneficia de platformă, de exemplu solicitând online eliberarea de documente de la stat, pe care le vor primi ulterior pe e-mail.

„Anul trecut a fost unul foarte dificil pentru administrația publică din România. În contextul măsurilor restrictive pentru limitarea răspândirii pandemiei de Covid19, instituțiile au trebuit să intre într-o nouă logică de funcționare și să își desfășoare activitatea cu mijloace moderne. S-au intensificat eforturile de digitalizare și o parte din autoritățile guvernamentale și instituțiile publice locale au început să folosească instrumente digitale în activitatea internă și în comunicarea cu cetățenii. A fost un start în forță, dar acest efort inițial trebuie susținut în continuare și abordat sistematic”, arată reprezentanții Essensys Software, într-un comunicat.

Soluție completă de digitalizare pentru administrația publică

În acest context, Essensys Software a lansat Dynamic DOX, o soluție completă de digitalizare a proceselor operaționale, management al fluxurilor de documente și administrare de date. Platforma se adresează instituțiilor publice, agențiilor, direcțiilor și tuturor tipurilor de organizații guvernamentale, dar și companiilor private care au nevoie de o soluție facilă pentru eficientizarea activității interne și o mai bună gestionare a relației cu publicul.

Un portal online de servicii publice este cea mai recentă extensie a platformei Dynamic DOX și a fost gândit în principal în beneficiul funcționarilor din administrația publică și al cetățenilor, ca o soluție prietenoasă de colaborare și de accesare a serviciilor publice.

„Prin acest portal public de eguvernare, Dynamic DOX devine soluția ideală pentru digitalizarea serviciilor publice, cu scopul final de a îmbunătăți interacțiunea dintre cetățeni și instituțiile publice, dar și de a ușura munca funcționarilor publici. Atribuțiile administrative sunt reduse, astfel că personalul este degrevat de foarte multe sarcini operaționale consumatoare de timp, iar acest lucru permite direcționarea atenției și efortului către alte activități, cu mai mare impact pentru cetățeni”, arată Essensys.

Portalul poate facilita relația dintre cetățeni și instituțiile publice. Fără a se deplasa la sediul instituției și fără a sta la coadă, cetățenii pot solicita online eliberarea de certificate, avize, adeverințe sau alte documente oficiale, pot cere  informații, depune sesizări sau petiții. Totodată, pot verifica online stadiul cererii lor, iar dacă sunt necesare completări sau modificări ale respectivei solicitări, acestea pot fi făcute prin intermediul platformei. Odată soluționată cererea, răspunsul este primit în format electronic, iar cetățeanul este notificat printr-o alertă pe email. Toate aceste proceduri și operațiuni sunt sistematizate cu ajutorul platformei Dynamic DOX, iar prin funcționalitatea de registratură electronică sunt înregistrate toate intrările și ieșirile din instituție. Fiecare sesizare sau cerere primită din partea cetățenilor este înscrisă într-un registru electronic care oferă o evidență clară a lucrărilor deschise și facilitează soluționarea mai rapidă a acestora.

Facilitățile portalului Smart Governance:

Formulare electronice – Prin intermediul portalului public cetățenii pot completa și trimite online cereri pentru eliberarea de autorizații, certificate, avize, adeverințe și alte tipuri de documente oficiale.

Sesizări online – Cetățenii pot adresa online, de pe orice dispozitiv, sugestii, reclamații sau petiții către autoritățile publice, urmând ca după soluționare să primească răspunsul pe email sau în contul de pe platformă.

Verificarea statusului – Fără a se deplasa la sediul instituției, cetățenii pot verifica online stadiul solicitărilor depuse. Dacă sunt necesare completări sau modificări ale solicitării sale, acestea pot fi rezolvate prin intermediul platformei.

Registru electronic – Fiecare sesizare sau cerere primită din partea cetățenilor este înscrisă într-un registru electronic care le organizează structurat, oferind o imagine completă asupra lucrărilor deschise și a termenelor de răspuns. Funcționalitățile avansate de căutare și filtrare ajută la o evidență clară a solicitărilor și o soluționare mai rapidă a acestora.

Notificări – Odată trimisă o cerere sau solicitare, atât cetățeanul, cât și autoritatea publică primește o notificare pe email. O alertă similară este trimisă automat către cetățean atunci când sesizarea sau cererea sa este soluționată.

„Digitalizarea sectorului public este în mod cert una dintre marile priorități ale României și avem o fereastră de oportunitate de câțiva ani pe care o putem folosi pentru a arde etape și pentru a recupera din decalajul față de celelalte țări europene. De multe ori, discuțiile despre digitalizare sunt abstracte și se rezumă la generalități «trebuie să se întâmple ceva», foarte rar se discută în mod concret despre cum. Care sunt soluțiile concrete? Cum digitalizăm insituțiile publice? Dynamic DOX este răspunsul Essensys la această întrebare. Dynamic DOX este o soluția imediată care permite digitalizarea proceselor interne și implementarea rapidă de servicii publice integrate cu procesele interne. Dynamic DOX este soluția simplă pentru a depune online declarațiile online, nu la etajul 2”, explică Mihai Matei, CEO Essensys Software.

Dynamic DOX este o platformă low code, ceea ce înseamnă că utilizatorii o pot configura foarte flexibil în funcție de nevoile lor, fără cunoștințe tehnice. Totodată, plaftorma nu necesită instalare sau echipamente tehnice cu cerințe speciale. Platforma se accesează dintr-un browser web standard și vine împreună cu o aplicație de mobil care permite rezolvarea rapidă a unor sarcini punctuale. Pentru scenariile complexe în care o astfel de cerință este importantă, platforma permite de asemenea și instalarea on premise.

Essensys Software este un furnizor premium de soluții software și servicii end-to-end cu o experiență de 16 ani, atât pe piața internă, cât și la nivel internațional. Pe lângă web, cloud și mobile, portofoliul companiei include și servicii GIS (Sisteme Informaționale Geografice).

Sursa foto: Mihai Matei (arhivă personală)