Forumul Judecătorilor din România solicită CSM, Ministerului Justiției și STS să pună în practică digitalizarea extinsă a instanţelor judecătoreşti: sisteme de tiketing, sisteme de comunicare electronică, arhivarea dosarelor după un cod de bare

Forumul Judecătorilor din România solicită Consiliului Superior al Magistraturii, Ministerului Justiției, Serviciului de Telecomunicaţii Speciale și tuturor instanțelor judecătorești să pună în practică o digitalizare extinsă a instanţelor judecătoreşti, se arată într-un comunicat al Asociației transmis G4Media.ro.

Asociația solicitiă în esență montarea de panouri electronice cu informații despre procese, sisteme de ticketing (bonuri de ordine) la intrarea în fiecare compartiment care are relații cu publicul (registratură, arhivă, birou de relații cu publicul etc.), implementarea unui sistem de comunicare rapidă în interiorul instanţei (instant messaging), prin mesaje scrise (prin internet sau LAN), care pot asigura recepția imediată de către destinatar a informației pe calculator dar și arhivarea dosarelor după un cod de bare generat automat.

Redăm mai jos integral comunicatul FJR

”În continuarea măsurilor solicitate prin comunicatul din 8 martie 2020, în contextul răspândirii extrem de rapide a infecțiilor cu noul coronavirus (COVID-19) la nivelul întregii Uniuni Europene, în urma căreia toate autoritățile publice, naționale sau internaționale, au fost constrânse să ia măsuri de precauție, parte dintre acestea vizând și activitatea instanțelor de judecată, Forumul Judecătorilor din România reiterează principalilor instituţii cu capacitate de upgradare tehnologică a instanţelor judecătoreşti o serie de proiecte ce au fost înaintate încă din anul 2014 Ministerul Justiţiei, actualizate conform circumstanţelor de extremă urgenţă identificate în prezent.

Aceste investiţii minime sunt absolut necesare, cunoscut fiind faptul că sălile de judecată (unde pot intra concomitent și peste 100 de persoane, ce pot rămâne în bănci ore întregi), arhivele și registraturile sau holurile instanțelor (în mare parte inadecvate, dar pline zilnic cu sute de justițiabili, avocați, grefieri, alt personal) constituie spații care favorizează neîndoielnic răspândirea COVID-19.

În vederea asigurării sănătății justițiabililor, avocaților etc., dar și a sănătății și securității în muncă a personalului instanțelor, luarea efectivă unor măsuri ample nu mai poate fi întârziată, astfel încât după încetarea stării de urgenţă reluarea activităţii în toate instanțele de judecată să se realizeze în condiţii optime din punct de vedere al fluxului de persoane, dar şi de documente.

Sub acest aspect, propunem următoarele proiecte de informatizare / tehnologizare a instanţelor judecătoreşti (în detaliu, în documentele PDF ataşate):

1. Gestionarea fluxurilor de justițiabili prin sisteme de afișaj electronic și ticketing (bonuri de ordine)

Acest proiect are ca scop gestionarea eficientă a cozilor de aşteptare, printr-o distribuire automată și predictibilă a justițiabililor în funcţie de tipul de operaţiune pe care doresc să îl efectueze (la compartimente precum registraturi, arhivă, birou de relații cu publicul etc.).

Instanțele mari, cele mai încărcate din punct de vedere al numărului de dosare și, implicit, al numărului de participanți în acestea (părți, avocați, consilieri juridici, experți judiciari etc.), generează un flux continuu de persoane la serviciile care au contact direct cu publicul și, inevitabil, crearea unor cozi de așteptare.

Așteptarea și impredictibilitatea ordinii de soluționare a operațiunilor pe care justițiabilii doresc să le efectueze generează frustrare, nemulțumire față de serviciile oferite, care influențează și gradul de încredere în calitatea actului de justiție, deși în realitate nu există o legătură directă.

Nu de puține ori, în instanțele mari, au existat solicitări de intervenție a medicilor pentru probleme de sănătate ale justițiabililor, posibil agravate și de așteptarea în instanță.

Corelativ, serviciile prestate de compartimentele auxiliare sunt îngreunate de efortul constant de controlare a fluxului de persoane, cărora nu le este pus la dispoziție un sistem transparent și predictibil de acțiune.

Majoritatea participanților la proces se adresează mai multor instanțe, secții sau compartimente în același interval de timp, fiind nevoiți să aștepte pe rând, la fiecare dintre acestea.

Investiţiile necesare sunt minime, constând în:

• montarea unui panou (ecran) central, de dimensiuni mari, la intrarea în instanță, pe care să fie afișate toate ședințele de judecată în curs de desfășurare, cu indicarea numărului sălii de ședință, a locației din clădire (etajul, aripa etc.), a indicativului completului de judecată și, dacă este posibil, a numărului dosarului aflat la ordine, precum şi preluarea informaţiilor pe site-ul oficial al instanţei (această măsură a fost deja implementată în Tribunalul Bucureşti şi în alte instanţe din ţară).
• Montarea unui panou (ecran), de dimensiuni reduse, la intrarea în fiecare sală de ședință, pe care să se afișeze numărul dosarului aflat la ordine (în prezent, aplicația de înregistrare audio a ședințelor de judecată folosește lista de ședință și funcționează prin selectarea dosarului aflat la ordine, informație ce poate fi preluată cu ușurință de o extensie care să transmită panoului de la intrarea în sală numărul dosarului). Această facilitate este necesară și pentru persoanele cu handicap hipoacuzic (a fost deja implementată cu succes în Curtea de Apel Bucureşti şi alte instanţe, prin intermediul Ministerului Justiţiei).
• Montarea unui sistem de ticketing (bonuri de ordine) la intrarea în fiecare compartiment care are relații cu publicul (registratură, arhivă, birou de relații cu publicul etc.), format din consola operatorului, imprimantă, unitate centrală (server) și dispozitiv de afișare a ordinii, echipamente ce pot fi instalate fără a se interveni în arhitectura clădirii.

2. Folosirea în instanţele judecătoreşti a mijloacelor electronice de comunicare şi standardizarea fluxului de informaţii

O atenție deosebită în organizarea logistică trebuie acordată mijloacelor de comunicare informală, schimbului de informaţii prin intermediul reţelei informatice interne a instanţei, dar şi prin intermediul grupurilor de discuţii online (la nivelul secţiei unei instanţe sau chiar al unei întregi instanţe).

Date fiind deficiențele unei instanțe mari, devine extrem de importantă folosirea tehnologiei informatice pentru eliminarea „scurtcircuitelor” în procesul de comunicare între judecători, dar și între aceștia și personalul auxiliar sau chiar cu ceilalţi participanţi la procese.

De aceea, este oportună implementarea unui sistem de comunicare rapidă în interiorul instanţei (instant messaging), prin mesaje scrise (prin internet sau LAN), care pot asigura recepția imediată de către destinatar a informației pe calculator, spre deosebire de varianta folosirii centralei telefonice sau a deplasării fizice la biroul unei persoane care, un interval de timp, nu este prezentă.

În fine, aceleaşi metode alternative de comunicare, prin videoconferinţă, trebuie utilizate şi în cursul procesului, pentru decongestionarea sălilor de şedinţe, astfel încât să se permită oricărui participant la proces (părți, avocați, consilieri juridici, experți judiciari etc.) să participe de la distanţă la dezbateri.

În acest scop, se impune extinderea la nivel naţional a programului de acces online la dosare, prin intermediul aplicaţiei dezvoltate de specialiștii IT ai Tribunalului Arad („Dosarul electronic”, care cuprinde toate înscrisurile scanate).

Aceeași instanță a implementat un program pilot de comunicare prin program informatic a unor acte de procedură (citaţii, notificări, informaţii despre dosare), ce poate fi implementat cu succes în cazul autorităţilor publice şi al persoanelor sau entităţilor care îşi exprimă acordul pentru comunicări exclusiv online, sistemul electronic păstrând dovada îndeplinirii procedurii.

3. Arhivarea dosarelor după un cod de bare generat automat

Acest proiect are ca scop reducerea timpului alocat gestionării dosarelor în cadrul instanței și, implicit, a costurilor de personal, eficientizarea circuitului actelor în instanță.

Dosarele dintr-o ședință întreagă pot fi gestionate în 30 de secunde la arhivă atunci când grefierul le ridică / înapoiază, încât să nu se mai lucreze manual (în prezent, pentru fiecare dosar se tastează numărul în sistemul ECRIS, este accesată rubrica privind circuitul dosarului, și se salvează modificarea, ore întregi fiind alocate de personalul auxiliar acestei activități).

Aceeași operațiune este realizată și în momentul transferului dosarelor în căile de atac sau al restituirii la instanța de fond. La primire, se efectuează aceeași operațiune, timpul alocat de personalul auxiliar fiind practic irosit cu o activitate care ar putea fi realizată automat.

Citaţiile sau comunicările ar putea fi scanate la întoarcerea în instanţă, încât să apară automat în sistemul ECRIS.

Aplicația poate fi extinsă, spre exemplu pentru a permite sortarea automată a actelor de procedură, interconectarea cu un serviciu poștal etc, iar codurile de bare pot conține senzori detectabili de aparate speciale (cum sunt cele folosite de comercianți), astfel încât orice sustragere a dosarului dintr-o locație (arhivă, spre exemplu) să fie imediat observată.

Toate aceste măsuri cu caracter temporar sunt pe deplin funcționale și în alte ţări și sunt destinate eficientizării activităţii personalului din justiţie, dar şi diminuării răspândirii unei boli contagioase ce reprezintă un pericol pentru sănătatea ori securitatea publică a întregului continent.”

Asociația Forumul Judecătorilor din România

judecător Dragoș Călin, co-președinte

judecător Lucia Zaharia, co-președinte

Sursa Foto: Adevarul.ro